بک گراند اتوماسیون اداری آی کن

اتوماسـیون اداری پیشـرفته آی‌کن

دارای تائیدیه رسمی امنیت

Word پشتیبانی همزمان از ویرایشگر

جستجوی پیشرفته بر اساس کلیه فیلدها

موتور تولید گردش کار
موتور گردش کار آی کن
موتور تولید گزارش
موتور تولید گزارش آی کن
موتور تولید فرم
اتوماسیون اداری آی کن حامی محیط زیست

اتوماسـیون اداری پیشـرفته آی‌کن

حامی محیط زیست

اتوماسیون اداری تحت وب

دریافت کاتالوگ درخواست دمو درخواست مشاوره

اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب آی‌کن، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیک و بدون گردش کاغذ (Paperless) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا می‌نماید. بر روی این بستر، علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات، امکان ارائه‌ی سرویس‌های الکترونیکی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع فراهم می‌باشد. همچنین قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان مانند حسابداری شرکتی، کارگزینی، حضور و غیاب و انبار وجود دارد.

اتوماسیون اداری آی‌کن مطابق با استاندارد ISO15408 و همچنین با تائید صلاحیت از مراجع ذیصلاح، توانست مراحل مختلف آزمایش‌های Test Plan امنیتی را با موفقیت پشت سرگذاشته و ماحصل آن کسب تائیدیه رسمی امنیت و ثبت نرم‌افزار سازمان الکترونیک تحت وب به عنوان تنها نرم‌افزار امن سازمان الکترونیک تحت وب در کشور می‌باشد.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی

  • وجود راهنمای الکترونیکی نرم‌افزار

  • فیلتر کردن مدارک در کارتابل وارده

  • سیستم بطور کامل تحت Web می‌باشد

  • اجبار تغییر کلمه عبور در اولین ورود کاربر به نرم‌افزار

  • قابلیت به گردش انداختن کلیه اسناد و مدارک سازمانی

  • امکان جستجوی زونکن‌ها در بایگانی شخصی و سازمانی

  • سیستم ارسال و دریافت پیام در شبکه بین پرسنل سازمان

  • تعریف چارت سازمانی چند سطحی (واحد‌های سازمانی و سِمت‌ها)

  • تشخیص تغییر در متن سند و دادن هشدار در صورت عدم ثبت تغییرات

  • امکان تعیین وضعیت چاپ شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره توسط اپراتور

  • امکان تعیین وضعیت ارسال شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره توسط اپراتور

  • بررسی یک سند به صورت گروهی در شبکه (یک نفر در حال ویرایش و سایرین در حال مشاهده)

  • چاپ فرم‌ها و اسناد الکترونیکی سازمان (به روش مستقیم و یا از طریق الگوهای قابل تعریف چاپ)

  • قفل شدن کد کاربری در صورتی که کاربر بیش از چند بار کلمه عبور را اشتباه وارد کند (جلوگیری از حمله DOS و DDOS)

قابلیت‌های متمـایز

  • امکان‌ اختصاص ‌انواع طبقه‌بندی محرمانگی به ‌نامه

    مانند: عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری

  • امکان‌ اختصاص ارجحیت به نامه

    مانند: عادی، فوری و آنی

  • امکان تعریف انواع موضوع نامه

    مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …

  • امکان‌ اختصاص انواع وضعیت کنونی نامه

    مانند: اصل، کپی و …

  • امکان تعریف ‌انواع شرح ارجاع

  • امکان‌ اختصاص شیوه ارسال‌ نامه

    مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و …

  • امکان تعریف دستگاه‌ها و اشخاص طرف مکاتبه

    مانند: حقیقی و حقوقی

  • امکان‌ تعریف مسئولان سازمان

    به همراه مشخصات فردی و سمت هریک

  • امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان

    ارجاع و پیگیری و امکان تفویض اختیار کاربران

  • امکان تعریف آدرس پستی، ایمیل و شماره تلفن

امکانات و چگونگی عملکرد

نامه‌های وارده
  • امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده، توزیع کننده، وثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
  • امکان ثبت نامه‌های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
  • امکان ثبت رونوشت های نامه
  • امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام
  • امکان ذخیره نامه در بایگانی الکترونیکی سازمان (در زونکن مورد نظر)
  • امکان تهیه و ثبت متن هامش مشاهده ویدئو
  • امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه، نوع تحویل و …
  • اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
  • امکان ثبت پیوست‌های نامه:
    در اتوماسیون اداری آی‌کن علاوه بر اینکه می‌توان فایلهای دیگری (متن،عکس،فیلم وصدا) را نیز به یک نامه پیوست نمود، می‌توان نامه‌ها و یا فرم هایی که قبلا در سیستم ثبت نموده‌ایم، را نیز به نامه پیوست کنیم.
  • امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو، درارتباط و عطفی
  • امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده
نامه‌های صادره
  • امکان‌صدور‌نامه ‌صادره ‌به ‌دستگاه‌های اجرائی  و اشخاص(حقیقی‌و حقوقی) با حفظ سابقه
  • امکان ‌شماره‌گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‌گذاری موردنظر سازمان
  • امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه‌ یا‌ شخص (حقیقی یا حقوقی)گیرنده نامه، نوع تحویل و…
  • جلوگیری اتوماتیک سیستم از ثبت مجدد اسنادی که قبلاً ثبت صادره
مکاتبات داخـلی
  • امکان‌تعریف ‌و ذخیره موضوع ‌وکلید واژه‌ برای ‌نامه ‌به ‌منظور عدم تایپ مجدد
  • امکان تبدیل پیش نویس تایید شده به نامه
  • امکان شماره‌گذاری نامه‌های‌ داخلی مطابق ساختارشماره‌گذاری سازمان
  • امکان تعیین انواع پیوست های نامه
  • امکان تایپ و ویرایش نامه‌ها در داخل برنامه
  • امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی
  • امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی
  • امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
  • امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو ، بازگشت و عطف
گردش مکاتبات و کارهای اداری
  • توزیع نامه‌های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
  • امکان جستجوی بر روی نامه‌های در حال گردش
  • امکان اعلام ‌موافقت‌ یا عدم ‌موافقت‌ با کارهای ‌انجام شده ‌و صدور دستورهای بعدی
  • امکان ایجاد امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آن ها
  • امکان ‌ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده‌ کارتابل توسط افراد مجاز
  • استفاده از tab در داخل محیط کاری جهت سهولت دسترسی به فعالیتهای قبلی در بیشتر صفحات
  • امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره
  • استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری،…)
پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده
  • امکان پیگیری ارجاع نامه‌ها از طریق جستجو درشماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی وحقوقی) فرستنده، نام (حقیقی وحقوقی) گیرنده و …
  • تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه  وارده، داخلی، ارجاع شده
  • امکان تعیین مهلت اقدام پاسخ، به مدیران این امکان را می‌دهد که در هنگام ارسال یک مدرک به اشخاص مختلف، برای هر شخص یک مهلت مشخص تعیین نمایند.
  • امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سالهای قبل:
    تمامی مکاتبات سالهای قبل کاملا در دسترس می‌‌باشند.
  • امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت‌ یک‌ نامه درتمام‌ واحدهای سازمان
    در این نرم‌افزار یک سیستم پیگیری روند حرکت نامه و مدارک سازمانی وجود دارد که امکان مشاهده پیگیری‌های انجام شده و روند حرکت یک نامه را به دو صورت درختواره و نیز گرافی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
بایگانی الکترونیکی
  • امکان تعیین دسترسی برای فولدر های بایگانی
  • امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی (موضوع اصلی و زیر موضوع) جهت پرونده های بایگانی
  • امکان ایجاد پرونده‌های شخصی برای هر یک ازکاربران و ذخیره‌سازی نامه‌های مربوط در آن ها
  • امکان ایجاد و انجام امور مربوط به بایگانی سازمان توسط سیستم
  • امکان ایجاد پرونده‌های کارکنان در کامپیوتر
  • امکان بایگانی نمودن مکاتبات
  • امکان به گردش انداختن نامه‌های بایگانی شده

زیرســـاخت طـــراحی

1
1

زبان برنامه نویسی قدرتمند #C

1
1

دیتابیس پیشرفته SQL Server

1
1

زبان برنامه نویسی ASP.net
مبتنی بر MVC

1
1

سیستم عامل سرویس‌دهنده وب

سیستم عامل پایگاه داده

مسـتند موفقیت مشــتریان

آغاز استفاده از محصولات آی‌کن: ۱۳۹۹

محصولات مورد استفاده از آی‌کن:

استانداری گلسـتانکاویانی؛ مدیر فناوری اطلاعات

آغاز استفاده از محصولات آی‌کن: ۱۳۹۹

محصولات مورد استفاده از آی‌کن:

شرکت توزیع برق مازندراناسدی؛ مدیر فناوری اطلاعات

آغاز استفاده از محصولات آی‌کن: ۱۳۹۹

محصولات مورد استفاده از آی‌کن:

شرکت چای دبشزینت رفیعی؛ مدیر فناوری اطلاعات

ویدئو از محیط نرم افزار

ارجاع پرونده

فیلد وابسته به اشاره‌گر

ایجاد هامش شخصی

ایجاد یک گروه همکار

موتور فرم ساز

موتور تولید فرآیند